A közös képviselő munkája rendkívül összetett, hiszen egyszerre kell adminisztratív, pénzügyi és operatív feladatokat ellátnia a társasház működésének biztosítása érdekében. Az alábbiakban a három legfontosabb feladatkört mutatjuk be részletesen.

1. Adatkezelés, nyilvántartások vezetése, iratok őrzése

A közös képviselő felelős a társasház működéséhez szükséges dokumentumok és nyilvántartások pontos vezetéséért, amelyet jogszabályok és az SZMSZ is előírhat. Ennek keretében:

• Tulajdonosi és lakásnyilvántartás: Rögzítenie kell a tulajdonostársak lakcímét, egyes személyes adatait, valamint a bérlők és haszonélvezők adatait.
• Alapító okirat és SZMSZ őrzése: Köteles az alapító okirat, annak módosításai, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzat egy példányának megőrzésére.
• Közgyűlési határozatok nyilvántartása: A közgyűléseken meghozott döntésekről és azok végrehajtásáról vezetnie kell a Közgyűlési Határozatok Könyvét.
• Gazdálkodási dokumentumok megőrzése: Ide tartoznak a számviteli bizonylatok, szerződések, pénzügyi kimutatások és peres ügyek iratai.

2. Gazdálkodás és pénzügyi feladatok

A közös képviselő egyik legfontosabb felelőssége a társasház gazdasági stabilitásának fenntartása és a megfelelő pénzügyi működés biztosítása. Ennek érdekében:

• Fenntartás és üzemeltetés: Gondoskodnia kell az épület működtetéséről, beleértve az üzemeltetést, a karbantartást és a felújításokat, valamint végrehajtania kell az ezekkel kapcsolatos közgyűlési határozatokat.
• Költségvetési tervezés: Évente el kell készítenie a társasház költségvetési javaslatát (Tht. 47. §) és az éves elszámolást (Tht. 48. §), amelyeket a közgyűlés hagy jóvá.
• Közös költségek kezelése: Felel a tulajdonosokat terhelő közös költség beszedéséért és az egyéb szolgáltatások díjainak megállapításáért.
• Követelések érvényesítése: Amennyiben egy tulajdonos nem fizeti meg a közös költséget, a közös képviselő köteles lépéseket tenni annak behajtása érdekében.

3. Napi ügyintézés és operatív feladatok

A közös képviselő napi szintű teendői rendkívül változatosak, és bár ezekre külön törvényi szabályozás nincs, elengedhetetlenek a társasház zökkenőmentes működése szempontjából.

• Kapcsolattartás a tulajdonosokkal: A lakók kérdéseinek és panaszainak kezelése, valamint tájékoztatásuk biztosítása.
• Szolgáltatókkal és szakemberekkel való egyeztetés: Közüzemi számlák intézése, karbantartók és egyéb szolgáltatók felkutatása, szerződések megkötése.
• Ajánlatok bekérése: Felújítási és karbantartási munkák esetén több árajánlat beszerzése és a közgyűlés elé terjesztése.
• Hiba- és vészhelyzetek kezelése: Meghibásodások és egyéb sürgős problémák gyors és hatékony elhárítása.
• Iratbetekintés biztosítása: A tulajdonosok jogosultak előzetes egyeztetés után betekinteni a társasház irataiba, amelyet a közös képviselő köteles biztosítani. Egyre több társasház alkalmaz felhőalapú rendszereket, így az iratok és számlák online elérhetővé válnak a lakók számára is.

Összegzés

A közös képviselő munkája sokrétű és nagy felelősséggel jár. Az adatkezelés, a pénzügyi menedzsment és a napi operatív ügyek egyaránt hozzájárulnak a társasház stabil és átlátható működéséhez. A hatékony közös képviselet elengedhetetlen a lakóközösség nyugodt és rendezett életéhez.