A közös képviselő elsődleges feladata a társasház zavartalan működésének biztosítása, a közgyűlési határozatok végrehajtása, valamint az üzemeltetéssel, karbantartással és felújításokkal kapcsolatos feladatok ellátása. Emellett gondoskodik a közös területek hasznosításáról is, ha erre lehetőség adódik.

Mivel ez az anyag kifejezetten a társasházkezelés profi oldalát mutatja be, érdemes áttekinteni, hogy milyen elvárásokat támaszthatnak a tulajdonosok egy tapasztalt közös képviselővel szemben.

A közös képviselő főbb feladatai:

• Napi ügyek intézése: A társasház közös tulajdonát érintő adminisztratív és operatív feladatok ellátása.
• Biztonságos üzemeltetés biztosítása: A közüzemi számlák és karbantartási költségek időben történő rendezése.
• Szerződések felülvizsgálata és aktualizálása: Az érvényben lévő szerződések (pl. biztosítások, karbantartási szerződések) évenkénti áttekintése, és szükség esetén kedvezőbb feltételekkel történő megújítása.
• Jogszabályok követése: A folyamatosan változó jogszabályi környezet figyelemmel kísérése és a társasház működésének jogszerű biztosítása.
• Jogszabályok által előírt dokumentumok biztosítása:
  • Tűzvédelem,
  • Villámvédelem,
  • Érintésvédelem,
  • Tűzvédelmi szabályzat,
  • Adatvédelmi szabályzat stb.
• Közgyűlés összehívása és lebonyolítása: A társasház érdekeit szolgáló javaslatok előterjesztése, a közgyűlési döntéshozatal megszervezése.
• Közgyűlési határozatok előkészítése és végrehajtása: Gondoskodás arról, hogy minden határozat megfeleljen a jogszabályoknak, az alapító okiratnak és az SZMSZ-nek.
• Gazdasági beszámolók elkészítése: Éves elszámolás és pénzügyi javaslatok kidolgozása a társasház gazdálkodásával kapcsolatban.
• Szabályos könyvvezetés biztosítása: Az adatszolgáltatás és pénzügyi jelentések pontos elkészítése és hatóságok felé történő benyújtása.
• Karbantartási és felújítási feladatok megszervezése:
  • Szakemberek kiválasztása és koordinálása,
  • Üzemeltetési és karbantartási munkák lebonyolítása,
  • Nagyobb felújítások esetén műszaki ellenőr biztosítása és építészeti tervek meglétének ellenőrzése.
• Közös költség kezelése:
  • A tulajdonostársakat terhelő közös költség megállapítása és beszedése,
  • Hátralékok behajtásának intézése.
• Peres ügyekben a társasház képviselete: Amennyiben szükséges, a társasház jogi képviseletének biztosítása.

Kiemelt felelősségi területek

A közös képviselő tevékenysége jelentős részben a közgyűlési határozatok előkészítésére és végrehajtására épül. Feladatai közé tartozik a közgyűlés összehívása, a határozati javaslatok kidolgozása és a döntéshozatalhoz szükséges dokumentumok elkészítése (Tht. 40.§. (1) bek.).

• Írásbeli szavazás esetén a közös képviselő köteles a határozati javaslatokat megküldeni a tulajdonosoknak, majd a szavazás eredményéről őket írásban tájékoztatni.
• Határozatok kihirdetése: A közgyűlésen meghozott határozatokat a közgyűlés megtartásától számított nyolc napon belül jól látható helyen ki kell függeszteni, vagy elektronikus formában elérhetővé kell tenni.
• Tulajdonosok értesítése: Ha az SZMSZ előírja, akkor a tulajdonosokat a szavazás eredményéről írásban is értesíteni kell, amely ma már többnyire e-mailben történik a költséghatékonyság érdekében.

Összegzés

A közös képviselő feladatai összetettek és nagy felelősséggel járnak. Az adminisztratív teendők, pénzügyi menedzsment és napi operatív ügyintézés mellett biztosítania kell, hogy a társasház jogszerűen és hatékonyan működjön. A közgyűlési döntések végrehajtása mellett a tulajdonosok érdekeinek képviselete és a társasház pénzügyi stabilitásának fenntartása is az ő feladata. Egy profi közös képviselő megfelelő tapasztalattal és szakértelemmel garantálja a társasház átlátható és zökkenőmentes működését.